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Come Utilizzare Google Drive

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Copyright di Rosario Sancetta - 27.07.2015 - 10:07:49 - Tempo di lettura: 19. min.



Con Google Drive puoi creare lettere e documenti e puoi farlo Online, condividere i documenti e fare molte altre cose. Ecco come funziona.

Come Utilizzare Google Drive
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Immagina di avere sempre con te i tutti i tuoi documenti e di poter accedere ad essi tramite il tuo Smartphone o con un qualsiasi computer collegato in rete. Scopriamo come utilizzare Google Drive.


Google Drive - Un Office a portata di click
Google Drive è una suite per ufficio davvero utile e permette di lavorare online con i propri documenti e di gestirli al meglio. Ecco nel dettaglio cosa puoi fare con Google Drive.


Google Drive - Mettiamo ordine al caos
La prima cosa da fare è sicuramente quella di organizzare il proprio Google Drive in base alle proprie esigenze. Google Drive offre davvero molte funzioni su questo fronte. Ad esempio, puoi creare delle specifiche cartelle e poi trascinare al loro interno i documenti più pertinenti.

In pratica è come se lavorassi con il tuo computer. Facciamo un esempio pratico, utile per la gestione di un ufficio.

Ad esempio, puoi creare le seguenti cartelle:

- Gestione Contabilità
- Gestione Contatti
- Gestione Documenti Vari
- Gestione Foto
- Gestione documenti condivisi

Ogni cartella al suo interno può contenere file specifici. Ad esempio nella cartella 'Gestione Contabilità' puoi creare o importare documenti in formato Excel e Google Drive li gestirà esattamente come li gestisci con l'Excel del tuo computer.


Google Drive - Come scrivere una lettera con Google
Tra i vari strumenti messi a disposizione da Google Drive c'è anche un Words per scrivere lettere e documenti di qualsiasi tipo. Il Words di Google è un Words molto completo e ti permette di fare le cose che si possono fare anche con altri programmi simili, ma ci sono comunque delle differenze.

Ad esempio puoi scrivere e modificare i tuoi documenti direttamente online, quindi non hai bisogno di essere in ufficio, ma puoi apportare modifiche anche se ti trovi dall'altra parte del mondo, in quanto tutto quello che ti serve è una connessione ad Internet. Inoltre, se vuoi, puoi condividere i documenti con i tuoi colleghi, oppure collaborare assieme a loro nella creazione di un documento. Il tutto fatto in tempo reale. Ciò significa che mentre il tuo collega scrive da Milano e tu ti trovi a Roma, puoi vedere in tempo reale nel tuo schermo cosa sta scrivendo.


Google Drive - I Menù
I menù posti in alto a sinistra in ogni applicazione di Google Drive, ti permettono di accedere a molte funzioni per gestire al meglio i files. Nello specifico puoi creare documenti, personalizzare fonts e layout, condividerli, stamparli su carta, scaricarli nel tuo computer e caricare documenti dal tuo computer.

Se ad esempio carichi un documento dal tuo computer in formato Words o in formato Excel verrà subito aperto con l'applicazione più adatta per essere gestito nel migliore dei modi.


Google Drive - Caricare un documento
I documenti su Google Drive possono essere caricati in modo semplice e veloce. Basta cliccare con il tasto sinistro del mouse su un documento presente nel tuo computer e trascinarlo nella finestra di Google Drive. Verrà caricato in automatico.


Google Drive - Componenti Aggiuntivi
Quando si apre un documento (Words o Excel) è possibile aggiungere 'Componenti Aggiuntivi'. Si tratta di altre applicazioni web che una volta installate aggiungono ulteriori funzioni.


Google Drive - Il Foglio di Calcolo
Il programma Foglio di Calcolo di Google Drive è come Excel, quindi quando carichi un documento Excel dal tuo computer in Google Drive puoi gestirlo tramite l'Excel di Google.

Puoi creare formule nelle celle o fare il totale di tutte le celle. Ad esempio, date le seguenti celle:

A1 = 10
A2 = 10
A3 = 10

Scrivi nella cella A4 =SUM(A1:A3) e ti verrà mostrato il risultato ottenuto dalle altre celle, quindi 30. Se modifichi un valore di A1, A2 o A3, automaticamente verrà rifatto il calcolo.



Google Drive Foto
Oltre a poter caricare le foto dal tuo computer e creare delle specifiche categorie di appartenenza per ogni foto puoi avere la possibilità di ritrovartele in Google Drive non appena le scatti con il tuo cellulare, utilizzando la sincronizzazione automatica delle foto. In pratica puoi tenere sincronizzati cellulare e Google Drive e appena fai una foto essa verrà inviata in automatico su Google Drive pronta per essere archiviata come copia di sicurezza.


Google Drive - Un sistema operativo online
Se parliamo di sistema operativo inteso solo come gestione di files, allora Google Drive si può definire un sistema operativo in grado di copiare e spostare documenti da una cartella all'altra, eliminare, rinominare, caricare, scaricare, condividere e recuperare i files dall'apposito cestino. Infatti il cestino di Google Drive è la sezione in cui vanno a finire tutti i documenti cancellati. Da qui possono essere recuperati o eliminati definitivamente.


Google Drive - Non solo Mouse
Files e Cartelle possono essere gestire anche con la tastiera. Ad esempio tramite le frecce della tastiera e il tasto invio e possibile navigare all'interno di ogni cartella ed eseguire il file selezionato con un ulteriore invio.

Facciamo un esempio pratico utilizzando Google Chrome come Browser. Date le seguenti cartelle:

- Gestione Contabilità
- Gestione Contatti
- Gestione Documenti Vari
- Gestione Foto
- Gestione documenti condivisi

Tramite le frecce della tastiera posso selezionare la cartella 'Gestione Contabilità' e fare invio su di essa per entrare nella cartella. Supponiamo che dentro la cartella ci sia il file 'Contabilità Giornaliera' in formato Excel. Basta selezionarlo con le frecce, fare invio dalla tastiera ed aspettare che il programma si apra in una nuova scheda del browser. Qui sempre tramite la tastiera possiamo applicare le nostre modifiche e non appena tutto è apposto basterà premere la combinazione dei tasti CTRL+W per chiudere la scheda.

Altri utilizzi con la tastiera sono disponibili nell'apposita guida rilasciata da Google che può essere trovata seguendo questo link:
Scorciatoie da tastiera per Google Drive sul Web


Google Drive - Proprietà e Informazioni sui Files
Selezionando un file con il tasto destro del mouse si può accedere ad un utilissimo menù dove è possibile ad esempio rinominare un file, ma è possibile anche ottenere specifiche informazioni su quel file, come ad esempio dimensioni, data e ora di modifica e un log dettagliato che mostra chi ha creato il file, quando è stato creato e chi è stato l'ultimo a modificarlo in caso il documento è condiviso con altri colleghi.


Google Drive - Conclusioni
Google Drive è davvero uno strumento utilissimo per chi è dinamico e attivo e permette di avere tutto sotto controllo e di accedere al proprio ufficio virtuale da qualsiasi parte del mondo.

Ti consiglio inoltre di leggere questa guida:
Come Fare i Backup Online - Il Cloud Server Backup



       

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Come Condividere File con Google Drive





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